dernière mise à jour effectuée le 25 septembre 2025
1. Objectif
La Politique a pour objectif de préciser les principes élaborés de la gestion des renseignements personnels mis en place par l’entreprise enregistrée auprès du registraire des entreprises du Québec au numéro : 2278917121 et nommée La boîte de Marielyne.
La Politique a également pour objectif de préciser les principes élaborés qui guident l’entreprise nommée La boîte de Marielyne dans sa gestion des renseignements personnels.
La présente politique s’applique aux femmes et aux hommes, le masculin étant utilisé dans le but d’alléger le texte.
Elle vise à responsabiliser toutes les personnes ayant un accès à des renseignements personnels au sein de La boîte de Marielyne qui pourraient permettre d’identifier directement ou indirectement l’un de ses membres, ses employés, ses administrateurs ainsi que les tiers impliqués dans les affaires de l’entreprise.
La présente permet de faire connaître et de faire comprendre le respect de l’entreprise quant à ses obligations légales en matière de protection des renseignements personnels qu’elle détient.
Elle vise à uniformiser aux moyens de procédures rigoureuses la collecte, le traitement, la transmission, la conservation et l’élimination des données personnelles qui seront recueillies ou qui sont détenus par l’entreprise pour en atténuer leur risque de fuite.
Cette politique ne vise pas à réexaminer les questions qui ont déjà été traitées dans le cadre d’autres procédures, politiques ou documents constitutifs.
2. Personnes visées par la politique
Tous les membres du personnel de La boîte de Marielyne et ses administrateurs.
Toute personne physique ou morale à qui l’entreprise confie des renseignements personnels dans le cadre de l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service en son nom.
Toute personne lorsqu’elle recueille, utilise, communique, conserve ou détruit des renseignements personnels au nom de La boîte de Marielyne dans le cadre de ses fonctions, ainsi que la personne ayant autrement accès à des renseignements personnels détenus par l’entreprise, incluant ceux dont la conservation est assurée par un tiers.
Elle s’applique à tous les renseignements personnels, quel que soit leur support, de leur collecte à leur destruction.
3. Énoncé de la politique
La présente politique constitue le cadre normatif général encadrant la gouvernance des renseignements personnels de La boîte de Marielyne en conformité avec ses obligations légales, notamment celles découlant de la Loi 25 et de la Loi sur l’accès à l’information.
4. Le consentement
Aucun traitement n’est possible sans consentement.
La Boîte de Marielyne obtient le consentement implicite à l’utilisation et à la transmission des renseignements personnels aux fins légitimes pour lesquels ils sont collectés.
Le consentement est demandé à chaque ouverture de dossier client. Le formulaire d'adhésion contient suffisamment d’informations au sujet des renseignements qui seront communiqués et mentionne clairement :
Les renseignements personnels qui seront communiqués
À qui ces renseignements seront communiqués et pourquoi
La durée du consentement
Le droit de refuser que certains renseignements soient transmis aux assureurs
Le nom et les coordonnées de l’administrateur responsable de la Politique de gestion des données personnelles
Pour contribuer à l’avancement de l’entreprise, La boîte de Marielyne conserve diverses données à des fins de statistiques. Le consentement est requis pour l’utilisation des données à des fins secondaires.
5. La collecte
La boîte de Marielyne ne recueille auprès des membres que les renseignements personnels nécessaires aux fins poursuivies par l’entreprise.
La boîte de Marielyne recueille les renseignements de son client directement auprès de celui-ci. Elle peut également recueillir certains renseignements auprès de tiers, lorsqu’elle en a l’autorisation du membre par le biais du Formulaire de demande de renseignement.
L’interface de l’accès-membre du site internet de La boîte de Marielyne permet au membre de divulguer les renseignements personnels qu’il souhaite rendre accessibles au public.
6. Le traitement
La boîte de Marielyne utilise uniquement les renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et qui ont fait l’objet d’un consentement. Elle demande un consentement pour toute autre utilisation qui n’aurait pas été prévue, sauf dans des situations où la loi l’exige.
La boîte de Marielyne a mis en place des mécanismes internes afin d’assurer que chaque personne impliquée dans les affaires de l’entreprise n’ait accès qu’aux renseignements nécessaires à la réalisation de ses fonctions.
7. La conservation et l’élimination
La boîte de Marielyne prend les mesures de sécurité qui sont raisonnables afin d’assurer la protection des renseignements personnels compte tenu de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
Tout document ainsi que les données personnelles recueillies par l’entreprise sont détruits de façon sécuritaire et définitive dans les 5 (cinq) années suivant la dernière rencontre de suivi du client.
La personne, dont l’entreprise détient des informations personnelles, a le droit de réclamer l’effacement des données la concernant et de retirer son consentement à tout moment. Cette demande peut être faite en tout temps par le biais d’une demande à l’entreprise, ce droit exclut toutes les dispositions déjà soumises aux lois, règlements, normes, et pratiques en matière de fiscalité ;
Les plaintes reçues et les enquêtes du Comité disciplinaire et de la cessation sont la propriété de l’entreprise. Elles sont déjà soumises à de rigoureuses procédures en ce qui a trait à leur confidentialité et sont conservées de la manière et selon les délais prescrits dans les différents protocoles et politiques dont elles font l’objet.
La boîte de Marielyne conserve uniquement les données pertinentes à des fins de statistiques. Elle procède à l’anonymisation de ses données rendant ainsi impossible l’identification d’une personne à partir d’un jeu de données.
8. La responsabilité
La boîte de Marielyne est responsable des renseignements personnels qu’elle détient, incluant ceux dont la collecte, l’utilisation, la conservation ou la destruction est assurée par un tiers. Elle s’appuie sur la législation, la présente, ainsi que sur sa Politique de confidentialité pour démontrer cette responsabilité et s’assurer de sa conformité.
Le conseil d’administration désigne un administrateur responsable de l’application de la présente politique afin de veiller à la conformité des règles et des obligations de l’entreprise en matière de protection des renseignements personnels. Cette personne et ses coordonnées sont affichées sur son site internet et sur les supports papier remis au client lors de l’ouverture de son dossier client.
En tant qu’employeur, la direction générale s’assure de la sensibilisation, de la formation et de la supervision de son personnel en matière de protection des renseignements personnels.
En cas de fuite ou de soupçon de fraude ou de violation de la Loi, toute situation doit être rapidement signalée à l’administrateur responsable de la présente politique ou par le biais des mécanismes prévus dans la Politique de dénonciation dont La boîte de Marielyne s’est prémunie. La personne responsable en informera les personnes concernées et les autorités compétentes telles que la Commission d’accès à l’information.
9. Application de la politique
La propriétaires de La boîte de Marielyne et son personnel sont responsables de l’application de cette politique.
Tout comportement dérogatoire à la présente politique sera passible de sanctions.
En cas de divergence entre les règles d’éthiques et de déontologies prévues par la Loi, les règles les plus exigeantes s’appliquent.
10. Adoption de la politique
Cette politique a été adoptée 1er octobre 2023.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Marielyne Bolduc exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels et s’assure du respect et de la mise en œuvre de la Loi. Vous pouvez contacter la responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous :